Guide des bonnes pratiques relatives au workflow Jira en 2022

Dans ce guide, nous explorerons la puissance des workflows dans Jira. Nous aborderons les bonnes pratiques relatives au workflow Jira et nous nous concentrerons sur quelques exemples concrets. Nous examinerons également les raisons pour lesquelles vous voudriez créer un nouveau workflow Jira taillé sur mesure pour les processus de vos équipes, ainsi que la manière de vous y prendre pour le faire.

Avec Jira, vous avez la possibilité d’adapter le système à vos besoins, afin qu’il convienne parfaitement aux processus et aux besoins de votre équipe. Vous pouvez en faire votre propre système. Pour cela, il vous faut construire ces schémas de workflow.

Note : Découvrez-en plus sur Jira dans le Guide intuitif Jira.

Voici ce que nous allons présenter dans cet article :

Les workflows Jira, qu’est-ce que c’est ?
Pourquoi créer un nouveau workflow Jira ?
Les éléments des workflows Jira
Comment créer un nouveau workflow Jira ?
Les applications Jira pour les workflows
Exemples de workflow Jira
Les bonnes pratiques pour le test des workflows dans Jira
Erreurs courantes à éviter pendant la création des workflows dans Jira

Sans plus attendre, abordons les workflows pour Jira :

Les workflows Jira, qu’est-ce que c’est ?

Dans Jira, les workflows modélisent vos processus organisationnels et vous permettent de faire avancer des tâches dans le système.

Dans un workflow basique, nous pouvons retrouver ces étapes :

Créer une Demande (Issue), pour renvoyer à une nouvelle tâche. Le statut affichera « À faire ».
Il indique « En cours » une fois le travail commencé.
Une fois que la tâche est finie vous pouvez la marquer comme étant « Terminée ». Voici comment vous avez réalisé le workflow dans son intégralité.

Jira possède ses propres workflows intégrés. Ceux-ci comprennent :

La gestion des tâches : Un workflow simple, pour effectuer des tâches le plus rapidement possible.
La gestion des projets : Un workflow légèrement plus complexe, qui inclut un statut « En cours » pour mieux indiquer le travail effectué pour la tâche.
La gestion des processus : Une structure comportant de nombreux statuts et de nombreuses résolutions, qui commence à refléter la complexité des processus métier et des processus de développement.

Toutefois, le choix le plus judicieux est peut être de créer votre propre workflow Jira personnalisé.

Pourquoi créer un nouveau workflow Jira ?

Créer un nouveau workflow Jira vous permet d’adapter le système sur les habitudes de travail de vos équipes.

Même si vous utilisez le workflow Jira standard pour pouvoir déplacer une “Demande” du statut « Ouvert » à « En cours » puis à « Terminé », il est souvent bien plus compliqué que ça en à l’air.

Par exemple, si le travail doit être approuvé, vous allez sûrement devoir ajouter des statuts supplémentaires pour indiquer « En attente d’approbation », « Examen en cours » et « Examen terminé ».

Une autre raison de vouloir personnaliser les workflows est la diversité des équipes. Toutes sortes d’équipes utilisent Jira – du service client, aux RH, jusqu’aux développeurs. Des équipes séparées pourraient également tirer les bénéfices de l’intégration de leurs propres schémas de travail et exigences dans Jira.

Toutefois, assurez-vous de ne pas en faire trop quand vous créez des workflows uniques. Cela risquerait de limiter l’interopérabilité, mais de créer divers autres problèmes – comme expliqué dans l’article les pires conseils (courants) pour Jira sur notre blog.

Ainsi, quand vous envisagez la personnalisation, il est important de réfléchir précisément à ce que vous êtes en train de faire et à la raison pour laquelle vous le faites.

Une communication claire est essentielle. Nous vous conseillons d’utiliser des éléments et fonctionnalités déjà existants, cela vous permettra de vous lancer plus facilement. Dans certains cas, il se peut que le système ne reflète pas votre manière de travailler, c’est ainsi que la personnalisation est envisageable. En agissant ainsi, vous pourriez remarquer un réel gain de productivité.

Le rôle des workflows Jira dans les équipes

Jira permet aux utilisateurs de consigner facilement des tâches et des informations.

Pas besoin d’envoyer un e-mail à un collègue pour lui faire savoir qu’une tâche est disponible. Tout est suivi et consigné automatiquement.

De cette façon, vous pourrez cartographier le traitement des tâches tout en effaçant les redondances.

Si vous utilisez Jira pour d’autres applications – par exemple une base de données de CV – vous remarquerez l’utilité des workflows. Ils vous permettent de déplacer les Demandes dans le système exactement comme vous le souhaitez.

Avantages et inconvénients de la modification des workflows

Jira représente un véritable atout pour vous et vos équipes lorsque vous créez des workflows Jira adaptés à vos façons de travailler.

Cela vous permettra de vous assurer que tout est correctement consigné dans le système, vous offrant de nouvelles informations précises sur le fonctionnement de vos processus.

Néanmoins, voici quelques inconvénients que vous pouvez retrouver:

Si vous souhaitez utiliser la personnalisation, votre administrateur devra créer et gérer les modifications. Cela demande du temps et des ressources. Attention à ne pas en faire trop.
Il devra également s’assurer que l’instance continue à fonctionner correctement (notamment avec les applications et autres intégrations). Cela peut être assez difficile à faire si vous ajoutez trop de personnalisations.
Un autre inconvénient de la sur-personnalisation est la déconnexion de la communication entre les équipes. Si beaucoup d’équipes se mettent à utiliser différents workflows et différentes conventions d’appellations, ce peut être très déroutant quand ces équipes commencent à travailler ensemble ou quand certains membres migrent vers de nouvelles équipes.

Les défis à relever pour amener les personnes à utiliser les workflows Jira de manière structurée

Avec les workflows, un des plus grands défis consiste à s’assurer que les utilisateurs travaillent de manière structurée et utilisent correctement le système.

Cela veut dire, par exemple, qu’une fois qu’une personne commence à travailler sur une Demande, elle doit la marquer comme étant « En cours ».

Si elle ne modifie pas le statut au fur et à mesure de l’avancement, Jira n’indiquera pas correctement le flux réel des Demandes de l’équipe. Et il ne sera consigné nulle part que l’utilisateur Jira travaille sur l’élément en question à ce moment-là.

Cela a ensuite pour effet de créer un enregistrement partiel des activités de l’équipe. Dans ce cas, Jira serait bien moins utile que ce qu’il ne devrait l’être.

La solution serait de veiller à ce que chaque membre de l’équipe prenne l’habitude d’ajuster les statuts des Demandes lorsque cela est nécessaire. De cette façon, vous utiliserez les workflows comme prévu et garderez le système à jour.

En effet, une partie de l’efficacité de ces workflows dépendra de la mise en place d’un workflow clair, intuitif et compréhensible par les utilisateurs Jira.

Pour s’assurer que les équipes avancent correctement dans les workflows sur Jira , il intéressant d’effectuer un audit régulier du processus.

Les éléments des workflows Jira

Il y a quatre éléments fondamentaux – les statuts, les transitions, les responsables (les personnes affectées à la demande) et les résolutions. Ces éléments permettent de répondre aux questions suivantes : “Qui fait quoi ?” “Où faut-il le faire ?” et “Qu’est-ce qu’il se passe ensuite?”

Le statut du workflow

Il se peut qu’une Demande ne possède qu’un statut à la fois, tel que « En cours » ou « Terminé ».

Lors de la création de nouveaux statuts, il est important de différencier les activités aux étapes. Par exemple, le statut « En cours d’examen » peut représenter une étape qui comprend plusieurs actions différentes.

Il peut être tentant de scinder ces actions, mais cela entraînera la création d’un workflow bien plus complexe et moins facilement transférable entre les équipes et les départements.

Le responsable (assignee) Jira

C’est la personne à laquelle est affectée la Demande qui en a la responsabilité. Elle change souvent en fonction des différents statuts. Quand la tâche est terminée, le nom du responsable (assignee) peut être supprimé.

Il y a de nombreuses méthodes permettant d’affecter des demandes dans Jira, nous les avons abordées dans notre article Affecter des demandes à un nouveau responsable (assignee) Jira (les pièges et les bonnes pratiques)

Les transitions dans le workflow

Une transition est une connexion qui relie deux statuts. Par exemple, entre les statuts « En cours » et « En cours d’examen », la transition pourrait être « Soumettre à examen ».

Il existe des conditions quant à la personne autorisée à faire une transition et au moment où elle souhaite la faire.

Par exemple, seul l’administrateur d’un projet pourrait être autorisé à déplacer une Demande au-delà du statut « En cours d’examen ».

Des transitions peuvent également être définies pour notifier certaines personnes quand les modifications sont faites.

En dernier lieu, les transitions conduisent à une résolution.

Résoudre une demande dans un workflow Jira

La résolution correspond au statut final d’une Demande, nous retrouvons par exemple « Réglé », « Terminé » ou « Impossible à régler ».

Si jamais vous souhaitez rouvrir des éléments clôturés, vous devrez veiller à effacer la résolution. Si vous ne le faites pas, la demande à présent active donnera l’impression d’être terminée et son nom sera barré.

Comment créer un nouveau workflow Jira ?

Pour créer un nouveau workflow Jira, vous pouvez copier un workflow par défaut ou tout recommencer depuis le début.

Attention, les workflows par défaut incluent diverses restrictions, comme par exemple l’impossibilité d’éditer des demandes résolues. Il se peut alors, que partir de zéro soit plus simple.

Pour créer un nouveau workflow, il vous faudra les autorisations de votre administrateur Jira. À partir du menu, allez dans « Paramètres », sélectionnez « Demandes », puis « Workflows », puis « Ajouter un workflow » en haut à droite. Vous pouvez à présent donner un nom à votre nouveau workflow et commencer à le cartographier.

L’outil vous permet d’éditer la mise en page de votre workflow et la progression des statuts et des transitions.

Il y a diverses entités à prendre en compte lors de la création d’un workflow Jira. Elles comprennent :

Les statuts – où en est la demande (par exemple « En cours » ou « En cours d’examen ») ;
La résolution – pourquoi la Demande n’est plus en cours (parce qu’elle est terminée, par exemple) ;
Les conditions – pour contrôler ceux qui actionnent une transition ;
Les validateurs – pour permettre aux transitions de se produire uniquement quand certaines informations spécifiques sont fournies ;
Les post-fonctions – pour effectuer des modifications supplémentaires sur les demandes, parallèlement aux transitions (par exemple en supprimant une résolution quand une demande est réouverte) ;
Les déclencheurs – pour activer automatiquement des transitions quand certains événements spécifiques se produisent. Par exemple, pour déplacer une Demande du statut « En cours » au statut « En cours d’examen » quand le code est soumis à examen ;
Les propriétés du workflow – pour paramétrer certaines propriétés pour les transitions. Par exemple, pour uniquement afficher les résolutions qui concernent une Demande spécifique ;
Les schémas de workflow – pour déterminer les associations entre un workflow et un type de demande.

Les applications Jira pour les workflows

Les add-ons Jira peuvent aider à personnaliser les workflows afin d’obtenir précisément les résultats souhaités.

Par exemple, si vous souhaitez éviter qu’une sous-tâche Jira soit rouverte si la demande correspondante est résolue, ou si vous voulez créer un bouton d’annulation pour que les modifications de statuts soient inversées.

Vous pouvez aussi utiliser des applications pour créer des champs de données personnalisés.

Pour ce faire, vous avez la possibilité de le construire vous-même, soit d’utiliser une application prête à l’emploi, comme AM Utils ou Insight.

JSU Automation Suite pour les workflows Jira

Cette application puissante peut booster vos processus en rendant l’automatisation des workflows simple et rapide, sans besoin de codage. Cette suite vous permet d’automatiser des tâches répétitives, de lier différents workflows et de relier des demandes et transitions. Une autre fonctionnalité vous permet d’actualiser et de supprimer les champs de la demande et de mettre en place des transitions subséquentes – il existe de nombreux champs de possibilité avec cette fonctionnalité.

JSU Automation Suite pour les workflows Jira sur Atlassian Marketplace.

AM Utils

AM Utils vous permet d’automatiser la création d’un ticket et d’autres processus avec de nouvelles conditions, des post-fonctions et des fonctions JQL. AM Utils vous permet de simplifier vos opérations en étant plus productif et plus rapide.

AM Utils sur Atlassian Marketplace.

Insight pour Jira – Gestion d’actifs

Cette application connecte directement vos actifs Insight à Jira, avec des demandes Jira définies pour chaque actif spécifique. L’application vous permet de basculer facilement entre le ticket Jira et la base de données de l’actif. Insight pour Jira vous permet une gestion proactive des actifs et une meilleure utilisation de ceux-ci.

Insight – Gestion d’actifs sur Atlassian Marketplace

Pour en savoir plus sur Insight pour Jira, n’hésitez pas à lire cet article.

Exemples de workflow Jira

Le diagramme ci-dessus illustre les différentes manières d’utiliser des workflows en fonction des besoins.

Il peut s’agir de déplacer une tâche d’un statut à un autre, ou de déplacer des tâches entre différentes personnes avec des statuts de résolution multiples.

Vous pouvez voir ci-dessous le workflow d’assistance iDalko :

Ce workflow Jira permet de créer des transitions dans différentes directions. La direction dans laquelle vous irez dépend de ce qui est requis.

Le workflow RH ci-dessous, par exemple, définit les étapes détaillées à l’intégration d’un nouvel employé :

Dans le cas présent, le workflow comporte un certain nombre de statuts pour marquer les tâches conduisant à l’arrivée d’une nouvelle recrue.

Voici un workflow utilisé pour la gestion d’un backlog d’opportunité.

De nouvelles opportunités sont soulevées et affectées au chef de projet.
L’équipe de gestion du portefeuille décide si cette opportunité doit être retenue (et affinée) ou rejetée.
Les opportunités en cours d’examen sont détaillées en estimant le coût de leur développement et la valeur qu’elles apportent.
L’opportunité peut facultativement être documentée sur Confluence, pour permettre des discussions libres et recueillir les exigences.
Une fois que tous les détails requis sont collectés, le statut des opportunités est modifié et devient « À déterminer ».
À ce niveau, une décision formelle peut être prise pour inclure l’opportunité dans un plan de développement. Bien sûr, l’opportunité peut être coûteuse à développer (et être rejetée) ou mise « En attente » si les circonstances ne sont pas favorables au lancement de son développement.
La liste d’attente « À livrer » est utilisée par la R&D pour sélectionner les opportunités à inclure dans de futures publications.
Le classement des opportunités est par conséquent très important, car la R&D se concentrera sur celles qui arrivent en tête.
La R&D traduira les opportunités en récits/histoires dans les projets de publication.
Le statut de l’opportunité passe à « En cours de développement », et l’opportunité est reliée aux récits et histoires associés.
Une fois que le produit est livré (c’est-à-dire qu’il est mis à disposition pour être installé dans les locaux du client), l’opportunité est clôturée.

L’image ci-dessous présente le workflow de Jira par défaut. Il permet de créer des transitions dans différentes directions depuis n’importe quel statut.

Ce workflow Jira offre une grande flexibilité quant à la façon dont la Demande peut avancer.

Les bonnes pratiques pour le test des workflows dans Jira

Il est essentiel de tester votre nouveau workflow. Cela se fait en plusieurs étapes distinctes, en commençant par la phase de planification.

Phase de conception du nouveau workflow

Avant de créer le nouveau workflow, il vous faut tester tous les cas d’utilisation envisagés.

Par exemple, comment les éléments urgents se déplaceront-ils dans le système ? Quelles informations vous faut-il ? Comment seront-elles recueillies ?

Le fait de poser des questions et d’obtenir des réponses détaillées dès à présent vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

Phase de validation du nouveau workflow

Voici le test de fonctionnement du workflow réel mis en œuvre après sa création.

Pour valider le travail, il vous faut réunir les représentants des différentes parties prenantes qui utilisent le workflow (de chaque département, par exemple).

À la différence du test de la phase de conception, la validation nécessite de tester manuellement chaque étape du workflow.

Il vous faut aussi tester tous les statuts et procédures d’escalade possibles. De cette façon, vous vous assurez qu’ils fonctionnent comme prévu.

Vous pouvez recueillir et compiler les commentaires au fur et à mesure.

Il va sans dire qu’il vaut mieux découvrir tard les problèmes, que jamais. Et en explorant le worklow Jira, vous serez sûrement enchanté à l’idée de découvrir comment tout s’agence parfaitement.

Avant le lancement, vous devrez également fournir une documentation sur les modifications.

Quand on travaille à grande échelle, on peut gagner du temps grâce aux tutoriels vidéo et aux sessions d’atelier clairs, qui sont faciles d’accès, et qui permettent de dispenser une formation en cours d’emploi.

La deuxième option concerne les documents qui présentent les fonctionnalités et l’organisation prévue.

Phase de production du nouveau workflow

Le jour de lancement est arrivé et votre nouveau workflow est à présent actif dans le système.

Le travail est-il terminé ? Pas tout à fait.

Voici ce qu’il vous reste à faire :

– Définir et repérer les déviations par rapport au processus : Si les utilisateurs ne suivent pas les workflows Jira comme prévu, vous devez identifier les faits et en découvrir la raison. La manière dont vous vous y prendrez dépendra de l’environnement et précisément de ce que font les utilisateurs. Par exemple, si des développeurs déploient des modifications de code sans actualiser les Demandes, cela indique qu’il y a peut-être une déviation du processus.

– Examiner : Lorsqu’un problème survient, vous allez vouloir découvrir exactement la raison de cette déconnexion. L’utilisateur de Jira n’est-il pas au courant du processus correct ou le workflow n’est-il pas clair ?

– Remarque : Modifier des workflows pour la plupart des utilisateurs nécessite un certains nombre de connaissances,il est donc préférable de s’assurer que vous atteignez tout le monde.

Cela peut impliquer les actions suivantes :

Transmettre des informations des chefs d’équipe vers leurs équipes ;
Organiser des réunions réunissant toute l’entreprise ;
Créer des articles de blog ;
Ou gérer une entreprise Wiki détaillant la fonctionnalité de votre workflow Jira.

– Discuter de l’impact : Les modifications de workflows sont susceptibles d’être un gros problème à gérer pour l’entreprise. Il peut donc s’avérer utile de prendre contact avec les chefs d’équipes pour examiner les modifications. Cela peut être fait tous les trimestres ou deux fois par an. Vous devrez veiller à ce que les nouveaux workflows fonctionnent correctement et qu’ils soient utilisés. De plus, vous devrez discuter de modifications supplémentaires. Les administrateurs peuvent aussi laisser leurs équipes expérimenter les workflows pour déterminer précisément leurs besoins.

Erreurs courantes à éviter pendant la création des workflows dans Jira

La personnalisation de workflow Jira est un processus complexe. Il est donc facile de faire des erreurs.

Voici quelques éléments à garder à l’esprit une fois arrivée aux étapes de la planification.

Voici le type de structure que vous devez éviter – bien plus détaillées que ce qui est nécessaire pour un workflow efficace.

Créer de nouveaux statuts de demande Jira en dupliquant la fonctionnalité d’un workflow existant

Il peut être tentant de créer au fur et à mesure, en temps réel.

Même s’il est tentant de créer en temps réel, laisser vos administrateurs de projets personnaliser un workflow sans coordination risque de créer un déséquilibre dans vos équipes, susceptible de prendre des chemins différents.

Aller trop loin dans la personnalisation de vos workflows Jira

Une fois que vous avez personnalisé vos workflows Jira, ils évoluent et deviennent de plus en plus différents.

Attention toutefois à ne pas trop en faire. À devenir trop différent, ils ne seront plus en mesure de se croiser entre eux…

Vous ne pourrez donc pas déplacer des Projets ou des Demandes entre équipes ou instances, ce qui pourrait poser problème.

La solution est de veiller à ce que la personnalisation soit cohérente dans toute l’entreprise, ou au moins dans chaque département, réduisant ainsi les problèmes de compatibilité.

Pour s’assurer que tout le monde reste sur la même longueur d’onde, il est judicieux de limiter l’accès administrateur. Et il est également bien de veiller à ce que cette personnalisation soit approuvée et gérée en gardant une vision d’ensemble.

Personnaliser les workflows dans Jira sans consultation

La découverte la plus inquiétante qu’un administrateur puisse faire c’est de constater que les nouveaux statuts de workflow ne sont pas utilisés.

Pour être certain de ne pas vous lancer dans un travail inutile, prenez le temps de parler avec les utilisateurs et de cartographier les workflows.

Cela vous permettra de prendre conscience des exigences des utilisateurs et de vous assurer que la spécification est nécessaire et reflète de réels processus de travail. Comme le dit le proverbe; hâtez-vous lentement.

Conclusion

Dans ce guide, nous avons abordé les sujets suivants :

Qu’est-ce qu’un Workflow ? – un système pour faire avancer des tâches dans Jira ;
Les raisons pour lesquelles vous pourriez souhaiter créer un workflow personnalisé – pour qu’il corresponde davantage à vos processus opérationnels ;
Les diverses composantes des workflows – statuts, responsables (assignees), transitions, et résolutions ;
Comment tester votre workflow – depuis la conception jusqu’à la validation et son déploiement ;
Quelques exemples de workflows Jira ;
Enfin, les erreurs courantes commises par les utilisateurs lors de la création de workflows, notamment les questions liées à la création de statuts dupliqués, à une personnalisation trop poussée et à la création de nouveaux workflows lorsque cela n’est pas nécessaire.

Après avoir lu ce guide, vous devriez avoir une idée claire des avantages et des inconvénients liés à la création de workflows Jira personnalisés et de ce qu’un nouveau workflow Jira peut vous apporter.

Jira est une plateforme extrêmement puissante, et avec de la rigueur et de la planification, vous remarquerez qu’elle est configurée selon vos propres besoins. Ainsi, vous pourrez augmenter considérablement votre productivité.

Lectures recommandées :

Guide des meilleures pratiques de workflow Jira (avec exemples)